Popis

Popis je dokument kojim se stvarno stanje robe u magacinu upoređuje sa knjigovodstvenim stanjem i usklađuje sa njim. Radi se po magacinu — jedan popis pokriva jedan magacin.

Popis nalazite u meniju Robno → Popis.

Nije isto što i Popis inventara. Popis inventara (početno stanje) unosi zalihe na početku poslovne godine ili pri prvom puštanju sistema u rad i opisan je na stranici Upravljanje magacinom. Popis sa ove stranice proverava i ispravlja stanje koje se već vodi u sistemu.

Pravni osnov. Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RS", br. 89/2020), čl. 2–14:

• čl. 2–3 — kada se vrši popis (redovni godišnji i vanredni)
• čl. 4–6 — komisija za popis; članovi komisije ne mogu biti lica koja rukuju robom (čl. 5)
• čl. 8 st. 4–5 — komisiji se podaci o knjigovodstvenom stanju ne daju pre nego što upiše stvarno stanje
• čl. 9 — sadržaj popisne liste (stvarno i knjigovodstveno stanje, razlika, cena, vrednost; potpisi)
• čl. 10 — posebne popisne liste za oštećenu robu i robu sa isteklim rokom
• čl. 13 — izveštaj o popisu i rok za njegovo dostavljanje
• čl. 14 — usvajanje izveštaja

Ova stranica objašnjava rad u programu i ne zamenjuje savet vašeg računovođe.

Kada se popis vrši

Povod birate sami pri kreiranju popisa. Program ne otvara popis automatski — ni kada promenite maloprodajnu cenu.

Tok popisa

Broj popisa (na primer POP-00001/GM1) dodeljuje se pri pokretanju. Svaki magacin ima svoju seriju brojeva.

1. Kreiranje popisa

Na stranici Popis kliknite Novi popis i popunite tri kartice.

Osnovni podaci

Odluka o popisu

Komisija i odgovorna lica

Komisija i odgovorna lica biraju se iz spiska Radnika — radnik mora biti aktivan.

Lice koje rukuje robom ne može biti u komisiji (čl. 5 Pravilnika). Ako istog radnika stavite i u komisiju i među odgovorna lica, program prikazuje grešku i ne dozvoljava čuvanje.

Komisija od samo jednog člana je dozvoljena, ali program prikazuje upozorenje — to je predviđeno samo za mikro pravna lica.

Nacrt možete sačuvati i bez komisije, ali popis ne možete pokrenuti dok komisija nema bar jednog člana.

Popis na kraju godine — svi magacini odjednom

Na stranici Popis kliknite Popis na kraju godine. Datum je unapred postavljen na 31.12. godine za koju se popis po pravilu radi — prethodne godine sve dok ne istekne rok za izveštaj o njenom popisu (podrazumevano 1. maj), a posle toga tekuće godine. Izabrani su svi aktivni magacini sa praćenjem zaliha (test magacini nisu). Klikom na Kreiraj nacrte nastaje po jedan nacrt redovnog godišnjeg popisa za svaki magacin. Magacin koji već ima godišnji popis za taj datum se preskače.

Posle toga u svakom nacrtu unesite odluku, komisiju i odgovorna lica.

2. Pokretanje popisa i prazna lista

Otvorite nacrt i kliknite Pokreni popis. Program tada:

• dodeljuje broj popisu;
• formira popisnu listu — po jednu stavku za svaki proizvod koji u magacinu ima zalihe (na datum popisa ili trenutno); proizvodi koji se vode po lotovima dobijaju po jednu stavku za svaki lot.

Ako u magacinu nema ničega za popis (za izabrane kategorije), popis se ne može pokrenuti.

Kliknite Štampaj praznu listu. Dobijate PDF sa svim stavkama, praznim poljem za količinu i mestom za potpise komisije — bez knjigovodstvenih količina. Sa tom listom komisija broji robu u magacinu.

Dok je popis u statusu „Popisuje se", mogu se menjati još samo članovi komisije, napomena i podaci o odluci (Izmeni komisiju).

3. Slepi popis — unos količina

Na kartici Popisna lista komisija upisuje ono što je izbrojala.

Popis je slep. Dok popisivanje ne bude završeno, program nikome ne prikazuje knjigovodstveno stanje, razlike, cene ni vrednosti — ni vlasniku naloga. Tako nalaže Pravilnik (čl. 8), a cilj je da komisija upiše ono što je zaista zatekla, a ne ono što „treba" da bude.

Za svaku stavku unosite:

Dodatne mogućnosti:

• Podeli — pravi još jednu stavku za isti proizvod, kada je deo robe oštećen, ima istekao rok ili se nalazi na drugoj lokaciji. Oštećenu robu i robu sa isteklim rokom uvek unesite u posebnu stavku: štampa se na posebnoj listi i od nje kasnije nastaje nacrt rashoda.
• Dodaj stavku — za robu koju ste zatekli, a nije na listi. Takva stavka nosi oznaku „Dodato" i može se ukloniti; stavke koje je formirao program ne mogu se brisati (ako robe nema, upišite 0).
• Samo neprebrojane — prikazuje samo stavke bez količine. Iznad liste vidite napredak, na primer „Prebrojano 12 od 40".

Isti proizvod sa istim lotom, stanjem robe i lokacijom ne može se uneti dva puta.

Kliknite Sačuvaj kad god želite — unos možete nastaviti kasnije. Ako pokušate da napustite stranicu sa nesačuvanim izmenama, program vas upozorava.

Polje za skeniranje

Iznad liste nalazi se polje „Skenirajte barkod ili unesite šifru". USB čitač barkoda radi kao tastatura: otkuca kod i pritisne Enter.

1. Skenirajte barkod (GTIN) ili ukucajte šifru proizvoda i pritisnite Enter.
2. Kursor prelazi u polje Popisana količina tog proizvoda.
3. Upišite količinu i pritisnite Enter — kursor se vraća u polje za skeniranje, spreman za sledeći proizvod.

Da bi skeniranje radilo, proizvod mora imati upisan barkod (GTIN) — vidite Proizvodi i cene.

Promet tokom popisa

Program ne blokira druge dokumente za magacin koji se popisuje, ali na stranici magacina prikazuje upozorenje „Popis u toku". Preporuka je da se tokom brojanja roba ne prima i ne izdaje. Dokumenti sa datumom na dan popisa ili ranije menjaju knjigovodstveno stanje sa kojim se popis upoređuje — i kada se unesu naknadno.

4. Završetak popisivanja

Kada je sve izbrojano, kliknite Završi popis.

• Svaka stavka mora imati količinu. Ako neka nema, program navodi koliko ih je i prikazuje samo njih. Unesite količine ili kliknite Postavi prazne na 0 (uz potvrdu) ako te robe zaista nema.
• Završetak je nepovratan. Posle potvrde popisane količine se više ne mogu menjati, a program prvi put prikazuje knjigovodstveno stanje.

Pri završetku program za svaku stavku utvrđuje:

• knjigovodstveno stanje na kraju datuma popisa;
• cenu — istu koju prikazuje Lager lista: poslednja nabavka u taj magacin, zatim početno stanje te godine, zatim osnovna cena proizvoda;
• razliku i njenu vrednost. Za magacine maloprodajnih objekata prikazuje se i maloprodajna vrednost (po prodajnoj ceni sa PDV-om).

5. Razlike, uzroci i predlozi

Posle završetka pojavljuju se kartice Razlike i Izveštaj.

Razlike — po jedan red za svaki proizvod i lot: knjigovodstveno, popisano, razlika, uzrok, cena, izvor cene i vrednost razlike. Manjak je prikazan sa znakom minus, višak sa znakom plus; ispod tabele su ukupni manjak i višak. Podrazumevano se vide samo redovi sa razlikom (isključite Samo razlike za celu listu).

Za svaku razliku upišite uzrok (na primer kalo, lom, greška pri izdavanju, zamena artikala). Bez uzroka popis ne može da se proknjiži.

Izveštaj — unesite:

Kliknite Sačuvaj izveštaj. Zatim odštampajte popisnu listu (Štampaj popisnu listu) i izveštaj o popisu (Štampaj izveštaj) radi potpisivanja. Oštećena roba i roba sa isteklim rokom štampaju se u posebnim odeljcima.

6. Knjiženje popisa

Knjiženjem se izveštaj usvaja, a manjkovi i viškovi se knjiže na zalihe sa datumom popisa.

Ko može da knjiži: samo vlasnik i administrator naloga. Menadžer može da kreira popis, unosi količine, završi popisivanje i piše izveštaj, ali ne vidi dugme Proknjiži, kao ni dugme Odustani na prebrojanom popisu.

Kliknite Proknjiži, pa potvrdite sa Proknjiži i usvoji. Posle knjiženja:

• stanje zaliha u magacinu jednako je popisanom;
• Lager lista i Kartica robe prikazuju promet „Popis — višak" odnosno „Popis — manjak" na datum popisa;
• za višak proizvoda koji se vodi po lotovima, a za koji lot nije naveden, program otvara novi lot sa oznakom POP-…;
• na kartici Izveštaj stoji ko je i kada usvojio izveštaj.

Popis se knjiži samo po količini. Knjiženje vrednosti manjkova i viškova i njihov poreski tretman radi vaš računovođa.

Ako se knjigovodstveno stanje u međuvremenu promenilo

Pre knjiženja program ponovo računa knjigovodstveno stanje. Ako je posle završetka popisivanja unet dokument sa datumom na dan popisa ili ranije, stanje se razlikuje i knjiženje se odbija. Popis ostaje u statusu „Prebrojano", prikazane su nove knjigovodstvene količine, a izmenjeni redovi nose oznaku „Promenjeno knjigovodstveno stanje".

Proverite označene redove i njihove uzroke, pa ponovo kliknite Proknjiži.

Ako je za isti magacin već proknjižen kasniji popis

Popis ne može da se proknjiži dok za isti magacin postoji proknjižen popis sa kasnijim datumom — taj popis je već uzeo u obzir zalihe kakve su bile bez ovog. Prvo stornirajte kasniji popis, pa proknjižite ovaj. Ako kasniji popis treba da ostane, od ovog popisa možete da odustanete — vidite Odustajanje od popisa.

Storno

Proknjiženi popis vlasnik ili administrator može da stornira dugmetom Storniraj, uz obavezan razlog. Storno vraća zalihe na stanje pre knjiženja popisa, a u Kartici robe ostaje vidljiv kao „Storno popisa".

Storno nije moguć ako:

• je poslovna godina popisa zatvorena, ili
• za isti magacin postoji kasniji proknjižen popis (prvo se stornira on).

Odustajanje od popisa

Nacrt i popis u statusu „Popisuje se" otkazuju se dugmetom Odustani — to nema uticaja na zalihe, a razlog nije obavezan.

Od popisa u statusu „Prebrojano" može da odustane samo vlasnik ili administrator, uz obavezan razlog (najmanje 5 znakova). Mogu da odustanu od svakog prebrojanog popisa; to je pre svega izlaz za popis koji više ne može da se proknjiži:

• poslovna godina datuma popisa je u međuvremenu zatvorena, ili
• za isti magacin je već proknjižen kasniji popis.

Kliknite Odustani, upišite razlog i potvrdite sa Odustani od popisa. Pri tome:

• ništa se ne knjiži — zalihe ostaju kakve su bile;
• popis dobija status „Stornirano" i ne može ponovo da se otvori niti naknadno proknjiži;
• broj popisa, popisna lista, knjigovodstvene količine, razlike i izveštaj ostaju sačuvani kao zapis, a popisna lista i izveštaj i dalje mogu da se štampaju;
• popis se više ne vodi kao zakasneo (oznaka Kasni nestaje);
• na kartici Pregled stoje datum otkazivanja i razlog (razlog može imati najviše 500 znakova).

7. Nacrt rashoda za oštećenu robu i robu sa isteklim rokom

Ako je na popisu bilo stavki sa stanjem robe Oštećeno ili Istekao rok ili zastarelo, na proknjiženom popisu kliknite Kreiraj nacrt rashoda.

Program pravi nacrt dokumenta Rashod i pokloni (meni Robno → Rashod i pokloni) sa tim stavkama: popis je naveden kao zapisnik, a komisija je preneta iz popisa.

Nacrt rashoda ne skida robu sa zaliha dok ga neko ne pregleda i ne izda. Proknjiženi popis je stanje već uskladio sa izbrojanim (oštećena roba je i dalje u magacinu, pa je i na stanju); izdavanjem rashoda ta roba se otpisuje.

Kada nacrt postoji, dugme se menja u Otvori nacrt rashoda.

Rokovi

Rok za godišnji popis menja se u Podešavanja organizacije → Popis → Rok za izveštaj o godišnjem popisu (dan i mesec) — vidite Podešavanja organizacije. Ako se vaša poslovna godina ili rok za finansijske izveštaje razlikuju, dogovorite datum sa računovođom.

Na listi popisa rok je prikazan u koloni Rok izveštaja. Popis kome je rok prošao, a nije proknjižen, nosi crvenu oznaku Kasni.

Zatvaranje poslovne godine

Pri zatvaranju poslovne godine program upozorava ako neki aktivan magacin sa praćenjem zaliha nema proknjižen redovni godišnji popis na dan 31.12. te godine. Upozorenje ne sprečava zatvaranje, ali se posle zatvaranja popis za tu godinu više ne može ni knjižiti ni stornirati. Prebrojan popis koji je ostao neproknjižen vlasnik ili administrator tada može samo da otkaže — vidite Odustajanje od popisa.

Godišnji popis — kratak podsetnik

1. Pred kraj decembra: Popis na kraju godine → nacrti za sve magacine.
2. U svakom nacrtu: odluka, komisija, odgovorna lica.
3. Na dan popisa: Pokreni popis → Štampaj praznu listu.
4. Komisija broji i upisuje količine (ručno ili skenerom); oštećenu robu i robu sa isteklim rokom u posebne stavke.
5. Završi popis — tek tada se vidi knjigovodstveno stanje.
6. Uzroci razlika, predlozi komisije, izjave odgovornih lica → Sačuvaj izveštaj → štampa i potpisi.
7. Vlasnik ili administrator: Proknjiži.
8. Po potrebi: Kreiraj nacrt rashoda, pa pregled i izdavanje rashoda.
9. Izveštaj usvojiti u roku (podrazumevano do 1. maja).

Istorija izmena

Dugme Istorija na popisu otvara zapis o izmenama dokumenta. Više na stranici Revizioni trag.

Česte poruke