Tok dokumenata i zaključavanje

MlekErp čuva integritet vaših proknjiženih dokumenata kroz modul zaključavanja (CF-011). Pet ključnih tipova operativnih dokumenata prolazi kroz životni ciklus statusa koji kulminira u statusu Zaključan — što štiti dokumenta od naknadnih izmena i osigurava konzistentnost računovodstvenih knjiga.

Tipovi dokumenata koji se zaključavaju

Pored ovih pet, administrator može ručno zaključati i dve finansijske kategorije:

• Finansijski nalog (bankovna knjiženja — JournalEntry)
• Početno stanje (FinancialOpeningBalance)

Napomena: Fakture, knjižna odobrenja, kalkulacije i maloprodajni promet imaju vlastiti „meki zaključavač" kroz status Izdata/Poništena i nisu obuhvaćeni ovim modulom.

Statusi dokumenta

Tranzicije:

Nacrt → Aktivan → Zaključan (auto ili ručno)
Zaključan → Aktivan (ručno otključavanje, samo vlasnik/admin)
Aktivan → Odobren (automatski pri zatvaranju fiskalne godine)

Automatsko zaključavanje

MlekErp svakodnevno u 02:00 (Evropa/Beograd) pokrće posao automatskog zaključavanja (AutoLockDocumentsJob). Posao prolazi kroz sve organizacije gde je zaključavanje aktivirano i zaključava sve aktivne dokumente prema formuli:

Datum dokumenta + DanaDoZaključavanja < danas → Status: Zaključan

Podešavanje broja dana

Podrazumevana vrednost je 30 dana. Administratori je mogu promeniti u:

Podešavanja → Organizacija → Tok dokumenata → Dana do zaključavanja

Isključivanje automatskog zaključavanja

Zaključavanje se može potpuno isključiti preklopnikom:

Podešavanja → Organizacija → Tok dokumenata → Automatsko zaključavanje

Kada je isključeno, nijedan dokument se neće automatski zaključati. Već zaključani dokumenti ostaju zaključani — isključivanje ne otključava retroaktivno.

Ručno zaključavanje

Vlasnik ili administrator može ručno zaključati svaki aktivan dokument:

1. Otvorite detalj dokumenta (npr. prodajni nalog, otpremnica).
2. Kliknite Zaključaj u zaglavlje akcije.
3. Unesite razlog (minimum 10 karaktera) i potvrdite.

Sistem beleži akciju (Ko, Kada, Razlog) u revizionom tragu dokumenta.

Ručno otključavanje

Samo vlasnik ili administrator može otključati zaključan dokument:

1. Otvorite zaključan dokument — prikazuje se oznaka zaključanosti.
2. Kliknite Otključaj.
3. Unesite razlog otključavanja (minimum 10 karaktera) i potvrdite.

Važno: Otključavanje je privremeno. Ako dokument i dalje ispunjava kriterijum za automatsko zaključavanje, sledeće jutro u 02:00 biće ponovo zaključan.

Izmene zaključanog dokumenta

Vlasnik i administrator mogu menjati zaključan dokument bez eksplicitnog otključavanja — sistem automatski traži obrazloženje pri snimanju:

1. Otvorite zaključan dokument.
2. Izmenite željene podatke.
3. Kliknite Sačuvaj — otvara se modal za obrazloženje.
4. Popunite:
   • Šta je promenjeno (minimum 10 karaktera) — opis izmene
   • Zašto (minimum 10 karaktera) — razlog izmene
5. Potvrdite.

Sistem snima obrazloženje uz JSON razliku polja (pre/posle) u revizionom tragu dokumenta.

Korisnici bez vlasničke/administratorske uloge ne mogu menjati zaključane dokumente — sistem vraća grešku 915.

Revizioni trag dokumenta

Svaki dokument ima karticu ili panel Revizioni trag koji prikazuje hronologiju svih zaključavanja, otključavanja i obrazloženih izmena.

Kodovi grešaka

Veza sa ostalim modulima

Napomene

• Posao automatskog zaključavanja radi jednom dnevno u 02:00 — promene podešavanja dana stupaju na snagu tek sledećeg jutra.
• Odobren status (rezervisan za zatvaranje fiskalne godine) je potpuno nepromenjiv — čak ni vlasnik ne može direktno menjati odobrene dokumente.
• CF-011 zaključava samo header entitete — linije dokumenta se ne zaključavaju zasebno.